ฉันทำงานนอกสถานที่มาประมาณสามปีแล้ว และได้เรียนรู้วิธีทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเมื่ออยู่ที่บ้าน และวิธีจัดการทีมทางไกลในฐานะผู้ก่อตั้งบริษัท แต่ขอพูดตามตรงนะ ฉันใช้เวลานานมากในการหาวิธีทำให้การทำงานทางไกลมีประสิทธิภาพ ฉันเคยถูกรบกวนในทุกขั้นตอนของการสื่อสารและอีเมลแบบเรียลไทม์ ฉันแค่คิดว่านี่คือสิ่งที่เป็นสำหรับทุกคน
เมื่อฉันทำงานด้วยตัวเองและเริ่มวินิจฉัยปัญหาการถูกขัดจังหวะตลอดเวลา ฉันพบว่าเวลาที่ไม่เกิดผลส่วนใหญ่ของฉันถูกใช้ไปกับการให้และรวบรวมการอัปเดตสถานะจากทุกคนที่ฉันทำงานด้วย คนที่ไม่ค่อยมีความรู้ โดยเฉพาะคนที่อยู่ในตำแหน่งผู้นำ เกี่ยวกับสิ่งที่ฉันทำ ยิ่งพวกเขาส่งอีเมล์ ข้อความ และข้อความแชทมาให้ฉันมากขึ้นเท่านั้น ผู้นำบางคนโอเคที่จะไม่ยุ่งวุ่นวาย แต่บางคนก็รู้สึกหงุดหงิดถ้าพวกเขาไม่ได้ยินข่าวคราวจากคุณทุก ๆ ชั่วโมง มันเสียเวลาสำหรับทุกคน
ดังนั้นฉันจึงทำการเปลี่ยนแปลงหนึ่งรายการซึ่งมีผลกระทบอย่างมาก ฉันเริ่มส่งอีเมลทุกเช้าวันจันทร์ด้วยหัวข้อ 'แผนของฉันสำหรับสัปดาห์' ในอีเมลฉบับนี้ ฉันจะบอกผู้รับอย่างแน่ชัดว่าแผนงานของฉันเป็นอย่างไรสำหรับสัปดาห์นั้น และถามว่าพวกเขามีคำถามหรือการปรับเปลี่ยนใด ๆ ที่พวกเขาต้องการจัดลำดับความสำคัญของฉันหรือไม่
ดูเหมือนว่านี้:
สวัสดีทุกคน -- ความสำคัญของฉันในสัปดาห์นี้คือการมุ่งเน้นที่การเผยแพร่โพสต์ในบล็อกและการสรุปแผนการตลาดและพันธมิตรทางธุรกิจของเรา
เคท แจ็คสัน เน็ตเวิร์ธ 2014นี่คือกิจกรรมบางอย่างที่ฉันจะทำ:
โพสต์บทความ 'แนวทางการทำงานจากที่บ้าน' บนอินทราเน็ต
สร้างร่างแผนการตลาดที่เราพูดคุยกันเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว โดยตั้งใจจะได้รับการอนุมัติภายในสิ้นสัปดาห์นี้
ฉันมีการประชุมหลายครั้งกับพันธมิตรของเราในสัปดาห์นี้ ฉันจะส่งบทสรุปของการสนทนาเหล่านั้น
เบรนเนน เทย์เลอร์อายุเท่าไหร่ขอขอบคุณ! หากคุณมีคำถามหรือต้องการดูการปรับเปลี่ยนลำดับความสำคัญของฉัน โปรดแจ้งให้เราทราบ
ขอขอบคุณ!
--ร็อบบี้
ฉันจะรวมส่วน 'สิ่งที่ฉันทำเสร็จในสัปดาห์ที่แล้ว' ไว้ด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกิจกรรมในสัปดาห์นั้น ส่วนนั้นมีลักษณะดังนี้:
สัปดาห์ที่แล้ว ฉันสามารถเผยแพร่บล็อกโพสต์ทางไกล พูดคุยกับพันธมิตรของเราสามคน และฉันได้ร่างแผนการตลาดที่ดีซึ่งเราได้พูดคุยกันเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเสร็จแล้ว ฉันหวังว่าแผนการตลาดจะเสร็จสิ้น แต่ฉันยังคงรอให้ซูจีกลับมาจากวันหยุด และฉันจะทบทวนเรื่องนี้กับเธอเมื่อเธอกลับมาในสัปดาห์นี้
นี่เป็นอีเมลที่มีประโยชน์ในการส่งถึงลูกค้า แต่ก็มีประโยชน์ภายในเช่นกัน หากคุณเป็นผู้ก่อตั้งหรือ CEO ของบริษัท อีเมลของคุณถึงพนักงานจะมีลักษณะดังนี้:
อดัม เดิร์กส์อายุเท่าไหร่
สวัสดี ทุกคน นี่คือลำดับความสำคัญและทิศทางของเราในสัปดาห์นี้
เราจำเป็นต้องเพิ่มยอดขายของสินค้าคงคลังส่วนเกินของเรา ทีมการตลาดช่วยจัดทำแผนเพื่อขายสินค้าคงคลังที่ไม่ได้ใช้ทั้งหมดที่เรามีในคลังสินค้าของเราได้หรือไม่? ถ้าเราไม่ขายมันภายใน 30 วัน เราจะต้องทิ้งสินค้าคงคลัง
แคมเปญอีเมลของเราทำได้ดีมาก มาทำอย่างอื่นกันดีกว่า มาเปลี่ยนจาก 1 อีเมลต่อสัปดาห์เป็น 2 อีเมลต่อสัปดาห์กัน
ยกเลิกการประชุมที่ไม่จำเป็นทั้งหมดที่ไม่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายการขายใน 30 วันข้างหน้า เราอยู่ในโหมดวิกฤติ และฉันต้องการให้เรามุ่งเน้นไปที่การปรับแต่งที่เราสามารถทำได้ ฉันรู้ว่าพวกคุณบางคนมีการประชุมที่สำคัญกับฉันเช่นกัน แต่ถ้ามันไม่เกี่ยวข้องกับการขาย โปรดกำหนดเวลาการเชิญใหม่ในตอนนี้
--ร็อบบี้
คุณยังสามารถขอให้ทีมของคุณส่งการอัปเดตประจำสัปดาห์ที่คล้ายคลึงกันเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำสำเร็จและแผนงานสำหรับสัปดาห์หน้า
เมื่อผมและทีมงานส่งอีเมลแบบนี้ ลูกค้าและเพื่อนร่วมทีมมักจะชอบกัน ช่วยลดความวิตกกังวลและช่วยให้มองเห็นสิ่งที่แต่ละคนจดจ่ออยู่กับได้มากขึ้น นอกจากนี้ การหยุดชะงักลดลงอย่างมากเนื่องจากผู้รับมั่นใจว่าคุณจัดการทุกอย่าง และไม่จำเป็นต้องมีการเตือนให้ทำงานตลอดเวลา
อีเมลฉบับเดียวนี้สามารถช่วยบริษัทของคุณประหยัดเวลาได้มาก
